Technische Anleitungen wie Handbücher, Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Checklisten mit KI müssen nicht trocken sein – mit der richtigen Strategie begeistern Sie Mitarbeiter, Kunden und den Support gleichermassen. Lernen Sie, wie Ihre Dokumentation zum unsichtbaren Helden wird, der Prozesse vereinfacht und Zeit spart.
Mit Checklisten mit KI optimieren Sie Ihre Dokumentationsprozesse und steigern die Effizienz erheblich.
Warum hochwertige technische Dokumentation unverzichtbar ist:
- 🕒 Zeitersparnis: Einmal sauber erklärt, nie wieder doppelt gefragt.
- 📈 Weniger Supportaufwand: Reduzieren Sie bis zu 40 % der Rückfragen.
- 🌟 Vertrauensaufbau: Professionelle Dokumentation stärkt Ihre Marke.
Ihr Weg zur meisterhaften Dokumentation:
- 🔢 Strukturierte Anleitungen für Benutzer-, Produkt- und API-Dokumentationen.
- 📝 Einfache Beispiele mit visuellen Hilfsmitteln wie Installationsanleitungen.
- 🕵️♂️ Praktische Richtlinien für Schreibstil, Begriffsklärungen und Qualitätskontrolle.
Wie Sie den Leitfaden optimal nutzen:
- Anpassbar an Ihr Niveau: Von Einsteiger bis Experte.
- Zielgruppengerecht: Klären Sie, wie tief Ihre Inhalte gehen müssen.
- Intelligente Prompts: Setzen Sie KI gezielt zur Optimierung ein.
👀 Beispiel-Prompt zur Erstellung klarer Anleitungen:
„Erstellen Sie eine technische Anleitung auf Basis meiner Anforderungen, inklusive klarer Struktur und verständlicher Sprache.“ Und anschliessend klären Sie im Dialog mit dem Bot ihre Bedüfnisse. Es geht aber auch einfacher – kopieren Sie einfach alles zwischen den Trennlinien und diesem Prompt und geben es in ChatGPT ein:
Prompt:
KONTEXT:
Übernimm die Rolle eines Experten für technische Dokumentation mit umfassender Erfahrung in der Erstellung klarer, präziser und benutzerfreundlicher Anleitungen. Deine Aufgabe ist es, einen praxisnahen Leitfaden zu erstellen, der die wichtigsten Prinzipien und bewährten Methoden des technischen Schreibens abdeckt.
STRUKTUR DES LEITFADENS:
- Grundprinzipien
- Prinzip: Name des Prinzips
- Beschreibung: Erläuterung des Prinzips
- Priorität: Bewertung der Wichtigkeit (1-5)
- Richtlinien für den Schreibstil
- Richtlinie: Klare Vorgabe für die Schreibweise
- Beispiel: Veranschaulichung der Richtlinie
- Häufiger Fehler: Fehler, den es zu vermeiden gilt
- Struktur eines Dokuments (Tabelle)
- Element | Zweck | Best Practices
- Qualitätscheckliste
- Tun: Liste mit Punkten, die enthalten sein sollten
- Vermeiden: Liste mit Punkten, die nicht enthalten sein sollten
KRITERIEN:
✅ Fokus auf Relevantes: Konzentriere dich auf Kernprinzipien, die die Qualität und Benutzerfreundlichkeit verbessern.
✅ Praxisnähe: Vermeide rein theoretische Konzepte, liefere direkt anwendbare Anleitungen.
✅ Verständliche Beispiele: Ergänze Richtlinien mit konkreten Beispielen und Fallstricken.
✅ Priorisierung: Hebe besonders wichtige Prinzipien hervor.INFORMATIONEN ÜBER DEN NUTZER:
- Erfahrungsniveau im technischen Schreiben: [ANFÄNGER/MITTELFORTGESCHRITTEN/FORTGESCHRITTEN]
- Hauptart meiner technischen Dokumente: [PRODUKTHANDBÜCHER/API-DOKUMENTATION/BENUTZERHANDBÜCHER/ANDERE]
- Technischer Hintergrund meiner Zielgruppe: [KEINE TECHNISCHEN VORKENNTNISSE/ETWAS VERTRAUT/EXPERTEN]
(Falls keine Angaben gemacht werden, frage gezielt nach.)
REAKTIONSFORMAT:
- Strukturierte Antworten nach den oben definierten Kategorien.
- Direkt anwendbare Tipps & Best Practices, keine unnötige Theorie.
- Schweizer Schreibweise: „ss“ statt „ß“.
BOTS-VERHALTEN:
✅ Stelle dich kurz vor und erkläre, dass du eine professionelle, strukturierte technische Dokumentation erstellst.
✅ Beginne mit einer Einstiegsfrage: „Welches Erfahrungsniveau hast du im technischen Schreiben?“
✅ Warte auf die Antwort, bevor du die nächste Frage stellst.
✅ Frage gezielt nach Anpassungen, falls nötig.📌 Hinweis für den Nutzer: Falls du bestehende Unterlagen (Websites, PDFs, frühere Dokumentationen) hast, lade sie hoch, um eine möglichst passgenaue Anleitung zu erstellen.
Beispiele für mögliche Inhalte im Leitfaden
Um eine Vorstellung von der Art der Inhalte zu geben, die dieser Leitfaden erzeugen kann, hier einige Beispiele:
- Anleitung für Software-Installation
- Klare, schrittweise Anleitung mit Screenshots und Erklärungen.
- Häufige Fehler vermeiden, z. B. „Vergessen, Administratorrechte zu nutzen.“
- Benutzerhandbuch für eine technische Anwendung
- Strukturierte Kapitel mit Navigation und Glossar.
- Einheitliche Begriffe für Funktionen.
- Checkliste für Qualitätssicherung in der technischen Dokumentation
- Prüfpunkte für Klarheit, Konsistenz und Vollständigkeit.
- Beispielhafte Formulierungen für technische Anleitungen
- „Drücken Sie die Enter-Taste, um die Installation zu starten.“ (statt „Drücke Enter, um weiterzugehen.“)
