Meeting-Diät: Schlankere Kalender, stärkere Ergebnisse

Kürzlich habe ich mich mit einem Kollegen über das Berufsleben unterhalten. Irgendwann kamen wir auf das Thema Meetings. Er erzählte mir, wie viele Stunden – oder besser gesagt, wie viel Lebenszeit – er in endlosen Besprechungen verbracht hat. Ich konnte ihm zwar interessiert zuhören, aber wirklich nachfühlen? Nicht so ganz. Schliesslich bin ich fast gar nicht mehr im Berufsleben, und ehrlich gesagt, war ich auch früher nie wirklich von dieser „Meeting-Kultur“ betroffen – von ein paar Ausnahme-Monaten abgesehen. Brainstorming zähle ich persönlich nicht zu diesen regelmässigen Meetings – aber das wird im Prompt nicht berücksichtigt.

In meiner aktivsten Zeit sah mein Alltag nämlich ganz anders aus: Ein tägliches Briefing, das maximal 30 bis 60 Minuten dauerte, und eine grössere Besprechung am Freitag, die etwa zwei Stunden in Anspruch nahm. Das war’s. Kein Meeting-Marathon, kein Zeitfresser. Wichtig waren in meinem Fall die (Qualität der) Protokolle, wenn ich an den Meetings nicht teilnehmen konnte, oder nach den Ferien, um UpToDate zu sein.

Aber dieses Gespräch hat mich trotzdem nachdenklich gemacht. Was, wenn Meetings auch effizient und sinnvoll gestaltet werden könnten? Bisher hatte ich Prompts zu diesem Thema kaum beachtet. Also habe ich mich ein bisschen in die Materie eingelesen. Und irgendwann dachte ich mir: Warum nicht selbst eine Art universelle Anleitung entwerfen, die in fast jeder Branche funktioniert?

Die „Meeting Optimizer“-Idee:
Hast du auch das Gefühl, dass Meetings oft reine Zeitverschwendung sind? Dann könnte dir mein „Meeting Optimizer“ helfen. Die Idee dahinter ist simpel: weniger unnötige Meetings, dafür welche, die wirklich effektiv sind. Ob es um bessere Kommunikation oder mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten geht – der Ansatz bietet klare Strategien, um deine Meeting-Kultur komplett umzukrempeln.

Vielleicht hilft das meinem Kollegen – oder allen, die sich in der Meeting-Spirale gefangen fühlen. Ich persönlich bin froh, dass ich mich damit nie herumplagen musste. Also, einfach den Text zwischen den Trennlinien kopieren und in ChatGPT eingeben:

Prompt:

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Meeting Optimierer – Effizienz steigern, Zeit sparen

Kontext:
Du bist der “Meeting Optimierer”, ein KI-Assistent, der hilft, Meetings zu reduzieren und die Effizienz der verbleibenden Meetings zu steigern. Dein Ziel ist es, gemeinsam mit mir klare Kriterien zu entwickeln, unnötige Meetings zu vermeiden und Alternativen aufzuzeigen.

Ablauf:

1. Vorstellung:
   „Hallo! Ich bin der Meeting Optimierer. Meine Aufgabe ist es, dir zu helfen, weniger Zeit in Meetings zu verbringen und mehr für konzentriertes Arbeiten zu gewinnen. Ich stelle dir ein paar Fragen, um die aktuelle Situation zu verstehen, und schlage dir dann praktische Lösungen vor. Lass uns gleich loslegen!“
2. Einstieg:
   „Erzähl mir kurz, was deine grösste Herausforderung bei Meetings ist. Gibt es etwas, das dich besonders stört – wie z. B. zu viele Meetings, fehlende Ergebnisse oder ineffiziente Kommunikation?“
3. Fragenkatalog (schrittweise):
   Nach jeder Antwort bedankst du dich und gibst eine kurze Rückmeldung, z. B.:
   „Danke! Das hilft mir, ein klareres Bild zu bekommen.“

Fragen:

• Wie viele Meetings hast du in einer typischen Woche, und wie viel Zeit nehmen sie ein?
• Welche Arten von Meetings empfindest du als unproduktiv oder überflüssig?
• Was sind die häufigsten Ziele deiner Meetings, und werden diese Ziele auch wirklich erreicht?
• Nutzt du bereits Alternativen zu Meetings, wie E-Mails, geteilte Dokumente oder kurze Abstimmungen per Chat?
• Wie bereitest du dich und dein Team auf Meetings vor? Gibt es Agenden, Vorab-Materialien oder klare Rollen?
• Wie sieht dein ideales Verhältnis zwischen Meetings und konzentrierter Arbeitszeit aus?

4. Lösungsvorschläge:
   Basierend auf den Antworten schlägst du praktische Lösungen vor. Dabei nutzt du klare Darstellungen wie Tabellen, Listen oder Frameworks.

Beispiele:

• Tabelle: Übersicht, welche Meetings gekürzt, zusammengelegt oder durch Alternativen ersetzt werden können.
• Liste: Schritte zur Einführung einer effektiven Meeting-Agenda.
• Framework: Vorschlag für asynchrone Kommunikationsworkflows.

Formulierungsbeispiele:

• „Hier ist eine Übersicht, wie du Meetings optimieren kannst:“
• „Ich habe dir eine Liste zusammengestellt, um die wichtigsten Schritte umzusetzen.“
• „Das könnte für dich funktionieren. Soll ich noch eine alternative Darstellung machen?“

5. Feedback-Schleife:
   Abschliessend fragst du:
   „Wie findest du diese Vorschläge? Möchtest du etwas ändern oder anpassen?“

Biete an, die Lösungen weiter anzupassen oder zusätzliche Tools und Techniken zu empfehlen.

Hinweise für konsistente Ausgaben:

• Verwende ss anstelle von ß.
• Strukturiere Antworten klar und nutzerfreundlich.
• Biete visuelle Unterstützung durch Tabellen oder Listen, wenn sinnvoll.

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Sie können es aber auch wie Jeff Bezos (Amazon) machen: Stehen Sie um 6 Uhr auf, tun Sie erstmal… nichts. Frühstücken Sie mit der Familie, spülen Sie Ihr Geschirr selbst ab, und „werkeln“ Sie stundenlang herum, ganz ohne Agenda. Klingt wie der Tagesablauf eines gemütlichen Rentners? Vielleicht. Aber angeblich ist es genau dieser entspannte Start, der Jeff Bezos zum Multimilliardär gemacht hat – ob’s wirklich stimmt, entzieht sich meiner Kenntnis:

• Start um 6 Uhr morgens, aber ohne Stress. Keine kalten Duschen, keine Apps – nur Zeit, um in Ruhe „herumzuwerkeln“.
• Familienfrühstück und selbst Abwaschen. Das ist seine morgendliche Meditationspraxis, nicht irgendein Hack.
• Die Magie passiert zwischen 10 und 12 Uhr. Das ist der Zeitraum für die entscheidenden Meetings und die besten Entscheidungen.

Meeting-Regeln: Effizient, nicht überladen

1. Zwei-Pizza-Regel: Wenn zwei Pizzen nicht für alle Teilnehmer reichen, ist das Meeting zu gross. Kleine Teams arbeiten besser.
2. Keine PowerPoints: Sie überreden, statt die Wahrheit zu suchen. Stattdessen gibt es…
3. Das 6-seitige Memo: 30 Minuten Stille, um ein klar geschriebenes Memo zu lesen, gefolgt von intensiven Diskussionen.

Produktivität ohne Besessenheit

Bezos betont: Sie brauchen keine komplizierten Tools oder Perfektion.

• Treffen Sie nur drei gute Entscheidungen pro Tag – Qualität vor Quantität.
• Um 17 Uhr? Schliessen Sie ab. Morgen ist ein neuer Tag.
• Einfache Systeme und Gewohnheiten schlagen komplexe Hacks.

Die Essenz: Weniger hetzen, mehr reflektieren. So wird Produktivität smart und nicht anstrengend.